SIRTIMIZDAKİ MAYMUNLAR

Eğer işiniz başka hiçbir şeye zaman bırakmayacak kadar yoğunsa yanlış giden bir şeyler var demektir; sizinle ya da işinizle ilgili. 

William J. H. Boetcker

Farklı kurumlarda yönetici kademesi ile yaptığımız birçok koçluk görüşmesinde karşılaştığımız ortak sorun “Yöneticilerin iş yoğunluklarından dolayı neden hiç vakti yokken, astların yapacak çok az işleri olur?” konusu. Bu konuda yaşanan birçok örnek olmasına rağmen aşağıda küçük bir örneği sizinle paylaşmak istiyorum.  

Varsayalım bir kurumda yöneticisiniz ve yoğun bir gün geçiriyorsunuz. Toplantıya katılmak üzere koridorda giderken yanınıza personelinizden biri Pınar Hanım yaklaşıyor ve size “Günaydın. Ufak bir sorunumuz var. Bakınız…” diyor. Pınar hanım konuşmaya devam ederken siz bu sorunda, aslında gereksiz yere önünüze getirilen sorunların hepsinde ortak olan iki özelliği fark ediyorsunuz. (a) Sürece dahil olmanız için gereken kadar bilgiye sahipsinizdir, (b) sizden beklenen acil kararı almaya yetecek kadar şey bilmezsiniz. Netice olarak, Pınar hanım konuşmasını bitirdikten sonra “Bunu ilettiğin için memnun oldum. Şu anda acelem var bir toplantıya yetişmek zorundayım. Konu hakkında düşünmeme izin ver, sonra sana bu konu ile ilgili mutlaka döneceğim” diyerek ayrılırsınız.

Yukarıdaki hikâyeye alıcı gözle baktığınızda, fark edeceksiniz ki iki kişinin karşılaşma anında iş yükü kimin üstündeydi? Astın. Peki, ayrıldıktan sonra yükü kim aldı? Tabii ki Yönetici, yani bizzat siz. Bill Oncken 1974 yılında HBR(Harvard Business Review)’de yazdığı makalede bu durumu “Maymun kimin sırtında?” olarak adlandırmıştı. 1974 yılında yaşanan bu durum günümüz dünyasında hala geçerli. Bu örnekte maymun başlangıçta astın sırtındayken ayrıldıkları anda yöneticinin sırtına sıçrar. Az önce bizzat siz, maymunun, astınızın sırtından kendi sırtınıza sıçramasına izin verdiniz.  Bu aşamadan sonra, maymunun bakımının ve beslenmesinin sorumluluğu, doğru sahibine dönene kadar yöneticiye aittir. Yönetici maymunu sırtına alırken astına bağlı pozisyonu gönüllü olarak üstlenmiştir. Yeteri kadar maymunu sırtınıza alırsanız gerçek işinizle uğraşmak için hiç zamanınız kalmaz.  

Konu burada kalsa sizin için bir nebze iyi olabilir ancak akabinde süreç şöyle gelişir. Ayaküstü konuşulan konunun gözden kaçırılmadığından emin olmak isteyen astınız, bir süre sonra ofisinizden içeri girer ve güler yüzle sorar, “Nasılsınız? …. Bey. Geçen gün karşılaştığımızda bahsettiğim sorunla ilgili bana döneceğinizi söylemiştiniz ama dönmediniz. Bu konuda herhangi bir gelişme var mı? Ne yapmamı istersiniz?” diye sorar. Bu durum yaşandığında sorarım size, kim kimin için çalışıyor? İş bu noktaya geldikten ayırt etmek pek mümkün görünmüyor. Üstelik halledilemeyen işler nedeniyle astlarınızın ve işverenin iş bitiriciliğinize olan güvenlerinin azalması da pek keyif verici bir durum olmasa gerek. Ya sonrası...

Mesaiden sonra geç saatlere kadar çalışma, birçok seyahatin yoğunluk nedeniyle iptal edilmesi, verilen randevulara sadık kalamama, sonuçlandırılmayan ve biriken birçok iş, hafta sonlarına uzayan çalışmalar, yorgunluk ve bitkinlik hissiyatı. Daha saymıyorum. Bunun sonu depresyon ve tedavi için peynir ekmek kıvamında kullanılan ilaçlar. Hangi seviyede olduğunuza siz karar verin.

Peki, ne yapmalı? Maymunların size yığılmasından nasıl kaçınabilirsiniz? Bill Oncken, Donald Wass ve Steven Covey gibi bu konuyu elen alan ve çözüme ulaştıran otoritelerin bu konudaki ortak önerileri şöyle; 

Maymunlarla ilgilenmek için randevu verin. 

Herhangi bir maymunu önceden tasarlanmamış biçimde tartışmaktan kaçının. (Koridorda geçerken, toplantıya girerken ayaküstü gibi) 

Çalışanın kullanabileceği inisiyatifin düzeyini belirleyin.

Bu konuda herkesin kendi yaptığı işe göre bir inisiyatif derecelendirmesi uygulaması faydalı olacaktır. 

Durum güncellemesi üzerinde anlaşın. 

Nasıl ilerleneceğine karar verdikten sonra çalışanın size bir ilerleme raporu vereceği yer ve zaman üzerinde anlaşın. 

Çalışanlarınızın becerilerini geliştirin. 

Çalışanların ihtiyaç duyulan sorun çözme becerilerini geliştirmelerine yardım edin. Başlangıçta bu sorunla sizin ilgilenmenizden daha fazla zaman alacaktır fakat orta ve uzun vadede çok ama çok zaman tasarrufu sağlayacaktır. 

En sonuncusu ve belki de içlerinde her aşamadan ihtiyaç duyulan en önemlisi;

Güveni besleyin. 

Çalışanların inisiyatifini geliştirmek sizinle astınız arasında güven verici bir ilişki gerektirir. Hata yapmaktan ve başarısız olmaktan korkuyorlarsa, kendi sorunlarını çözmeye çalışmak yerine maymunlarını size getirmeye devam edeceklerdir. 

Şimdi harekete geçme zamanı.Yoğunluktan kurtulmak için bu sadece başlangıç yeter ki harekete geçin ve unutmayın;

Siz değilseniz kim ve şimdi değilse ne zaman ?